1. Giới thiệu & Cam kết
OII MATE ("chúng tôi", "dự án") là nền tảng kết nối ẩn danh dành riêng cho sinh viên Việt Nam đang theo học tại các trường đại học tại Vương quốc Anh (UK) thông qua giao diện Facebook Messenger. Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư và xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng quy định của Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu Vương quốc Anh (UK GDPR) và các chính sách nền tảng của Meta.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập & Mục đích sử dụng
| Loại dữ liệu | Cách thu thập | Mục đích xử lý & Biện pháp bảo vệ |
|---|---|---|
| Email sinh viên (.ac.uk) | Người dùng tự nhập khi đăng ký | Mục đích: Gửi mã OTP xác thực danh tính sinh viên. Bảo vệ: Không lưu trữ văn bản email gốc; chỉ lưu chuỗi băm một chiều để kiểm tra trạng thái kích hoạt và chặn/khóa tài khoản vi phạm. |
| Page-Scoped ID (PSID) | Meta cung cấp tự động khi nhắn tin với Page | Mục đích: Định tuyến và chuyển tiếp tin nhắn ẩn danh giữa hai người dùng. Bảo vệ: Định danh nội bộ, hệ thống tuyệt đối không liên kết công khai với danh tính hay profile cá nhân của bạn (chúng tôi không có cơ chế cho phép trao đổi profile). |
| Nội dung tin nhắn (Text-only) | Người dùng gửi trong phiên chat | Mục đích: Trung chuyển thông điệp giữa hai bên. Bảo vệ & Giới hạn Kỹ thuật (Đặc biệt lưu ý): Vì OiiMate là app trung chuyển qua Messenger, tin nhắn buộc phải xử lý dưới dạng văn bản thô (plaintext) và không có mã hóa đầu cuối (End-to-End Encryption). Mặc định, Meta lưu trữ toàn bộ tin nhắn tại Hộp thư (Page Inbox) và Quản trị viên (Admin) có quyền xem bất cứ lúc nào. Cam kết vận hành: Đội ngũ Admin cam kết KHÔNG bao giờ mở Page Inbox để đọc tin nhắn thủ công trừ khi cần xác minh một Báo cáo (Report) vi phạm. Trên cơ sở dữ liệu (Database) riêng của OiiMate, nội dung chat sẽ tự động bị xóa sau thời hạn quy định. |
3. Thời hạn lưu trữ dữ liệu (Data Retention)
- Email gốc: Bị xóa hoàn toàn khỏi bộ nhớ RAM ngay sau khi gửi mã OTP thành công.
- Lịch sử tin nhắn chat (Trên Database OiiMate): Được lưu trữ tạm thời trong vòng tối đa 7 ngày kể từ khi phiên trò chuyện kết thúc nhằm phục vụ công tác kiểm duyệt khi có khiếu nại. Sau 7 ngày, hệ thống nội bộ của chúng tôi sẽ tự động xóa sạch. (Lưu ý: Thời hạn này không áp dụng cho bản sao tin nhắn lưu trên Hộp thư của Meta).
- Mã băm email (emailHash) & Danh sách chặn: Lưu trữ trong suốt thời gian người dùng duy trì tài khoản để đảm bảo tính an toàn cho cộng đồng (ngăn chặn tái phạm sau khi bị ban).
4. Bảo mật & Chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba
Chúng tôi không chia sẻ, bán hoặc cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân nào cho bên thứ ba vì mục đích thương mại hoặc quảng cáo. Chúng tôi chỉ sử dụng các đối tác hạ tầng sau:
- Resend: Dịch vụ chuyển tiếp email để gửi mã OTP xác thực.
- Meta Platforms, Inc. (Facebook Messenger): Cung cấp hạ tầng mạng để gửi và nhận tin nhắn. Lưu ý quan trọng: Hệ thống của Meta độc lập lưu trữ và hiển thị toàn bộ nội dung tin nhắn cho Admin qua Hộp thư (Page Inbox). Sự lưu trữ này trên máy chủ của Meta hoạt động hoàn toàn độc lập và nằm ngoài khả năng can thiệp của OiiMate. Bất kỳ chính sách xóa dữ liệu nào của chúng tôi đều chỉ áp dụng trên Database nội bộ, không áp dụng cho các bản sao mà Meta nắm giữ.
5. Quyền của người dùng theo UK GDPR
Theo luật UK GDPR, bạn có đầy đủ các quyền:
- Quyền được biết: Được thông báo minh bạch về cách dữ liệu được thu thập và xử lý (chính là tài liệu này).
- Quyền yêu cầu xóa bỏ (Right to Erasure): Yêu cầu xóa toàn bộ dữ liệu định danh của bạn khỏi hệ thống nội bộ của OiiMate bất kỳ lúc nào.
- Quyền phản đối xử lý: Quyền dừng sử dụng dịch vụ và ngắt kết nối với app ngay lập tức bằng cách kết thúc phiên chat.
6. Hướng dẫn Yêu cầu Xóa Dữ liệu (User Data Deletion)
Nếu bạn muốn xóa toàn bộ dữ liệu cá nhân (PSID, emailHash) khỏi hệ thống quản lý của OII MATE, vui lòng thực hiện cách sau:
- Nhắn tin trực tiếp cho app với nội dung hoặc nhấp vào nút chức năng: "Liên hệ Admin" / "Yêu cầu xóa toàn bộ dữ liệu người dùng".
- Chúng tôi sẽ tiếp nhận, đối soát PSID của bạn và thực hiện xóa vĩnh viễn trên cơ sở dữ liệu nội bộ trong vòng 24–48 giờ làm việc, kèm tin nhắn email xác nhận hoàn tất.
7. Thông tin liên hệ
Mọi thắc mắc về quyền riêng tư hoặc báo cáo vi phạm an toàn cộng đồng, vui lòng liên hệ:
- Kênh hỗ trợ chính: Nhắn tin trực tiếp tới Page Facebook chính thức của OII MATE.
- Khu vực áp dụng: Vương quốc Anh (United Kingdom).